ALGEMENE VOORWAARDEN – INSTITUUT NOVA

1. Identiteit van de onderneming

Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle behandelingen, diensten, trajecten, producten en aankopen bij:

Instituut Nova

Bedrijfsnaam: Rise Projects

Adres: Papenvoort 3 2310 Rijkevorsel
Ondernemingsnummer / BTW-nummer: BE1031 878 377

Telefoon:0032 469 12 77 37
E-mail: info@instituutnova.be
Website: www.instituutnova.be

Door een afspraak te boeken, een behandeling te ondergaan of producten aan te kopen bij Instituut Nova verklaart de klant zich akkoord met deze algemene voorwaarden.

Deze voorwaarden zijn opgesteld om transparantie, professionaliteit en een kwalitatieve klantenervaring te garanderen voor zowel de klant als Instituut Nova.

2. Afspraken en reservaties

Bij Instituut Nova werken we uitsluitend op afspraak, zodat elke klant de nodige tijd, aandacht en zorg krijgt.

Afspraken kunnen gemaakt worden via:

• de online boekingstool op de website
  
  

• telefonisch
  
  

• via WhatsApp of bericht
  
  

• rechtstreeks in het instituut
  
  

Na het boeken ontvangt de klant een bevestiging van de afspraak via (email / sms / boekingssysteem).

Het is de verantwoordelijkheid van de klant om deze afspraak correct na te kijken.

Instituut Nova behoudt zich het recht voor om afspraken te verplaatsen of aan te passen in geval van overmacht, ziekte of organisatorische redenen.

In bepaalde gevallen kan een voorschot gevraagd worden om een afspraak definitief vast te leggen.

Voorschot:

(€25  of 50 % van de behandeling)

Dit voorschot wordt verrekend met de behandeling.

3. Annulatiebeleid

Bij Instituut Nova reserveren wij specifieke tijd voor elke klant. Wanneer een afspraak op het laatste moment wordt geannuleerd, is het vaak niet meer mogelijk om deze plaats nog op te vullen.

Om de agenda correct te kunnen organiseren vragen wij begrip voor het volgende annulatiebeleid.

Annulaties kunnen kosteloos gebeuren tot:

48 uur vooraf)

Bij annulatie minder dan  48uur voor de afspraak wordt:

(50% van de behandeling) aangerekend.

Bij een no-show (niet opdagen zonder verwittiging) wordt:

(100% van de behandeling) aangerekend.

Deze regeling geldt omdat de gereserveerde tijd exclusief voor de klant werd voorzien.

Bij herhaaldelijke laattijdige annulaties of no-shows behoudt Instituut Nova het recht om:

• toekomstige afspraken te weigeren
  
  

• enkel nog afspraken te aanvaarden met voorschot
  
  

• afspraken enkel nog op beperkte tijdstippen toe te laten
  
  

Dit beleid helpt ons om kwaliteit, rust en een eerlijke planning voor alle klanten te garanderen.

4. Laattijdig arriveren

Om de kwaliteit van onze behandelingen te behouden vragen wij klanten om stipt op tijd aanwezig te zijn.

Bij laattijdige aankomst kunnen volgende situaties ontstaan:

• De behandeling wordt ingekort zodat de volgende klanten niet moeten wachten.
  
  

• Indien de vertraging te groot is kan de behandeling niet meer volledig uitgevoerd worden.
  
  

Bij een vertraging van meer dan:

(15 minuten)

kan Instituut Nova beslissen om de afspraak te annuleren.

In dat geval kan alsnog:

100 % van de behandeling) aangerekend worden.

Dit beleid helpt om rust, kwaliteit en respect voor alle klanten te behouden.

5. Betaling

Betaling gebeurt onmiddellijk na de behandeling of aankoop van producten.

Aanvaarde betaalmethoden:

• Bancontact
  
  

• Cash
  
  

• (Payconiq / overschrijving / andere)
  
  

Alle prijzen zijn uitgedrukt in euro en inclusief btw, tenzij anders vermeld.

Instituut Nova behoudt zich het recht voor om prijzen aan te passen.

De prijs van een behandeling die reeds geboekt werd blijft geldig op het moment van reservering.

Bij trajectbehandelingen of pakketten gelden de voorwaarden die op het moment van aankoop zijn afgesproken.

6. Cadeaubonnen

Cadeaubonnen van Instituut Nova zijn een mooi geschenk en kunnen gebruikt worden voor:

• behandelingen
  
  

• producten
  
  

• arrangementen
  
  

De cadeaubonnen zijn geldig gedurende:

(12 maanden / 1 jaar) vanaf de aankoopdatum.

Cadeaubonnen:

• zijn niet inwisselbaar voor geld
  
  

• moeten gebruikt worden binnen de geldigheidsperiode
  
  

• kunnen niet verlengd worden na vervaldatum
  
  

Bij verlies of diefstal van een cadeaubon kan Instituut Nova niet verantwoordelijk gesteld worden.

7. Resultaten van behandelingen

Instituut Nova werkt met professionele technieken, hoogwaardige producten en gespecialiseerde behandelingen gericht op:

• huidverbetering
  
  

• ontspanning
  
  

• esthetische verzorging
  
  

• langdurige resultaten
  
  

Elke huid is echter uniek.

Resultaten kunnen variëren afhankelijk van:

• genetische factoren
  
  

• hormonale schommelingen
  
  

• levensstijl
  
  

• voeding
  
  

• thuisverzorging
  
  

• medische factoren
  
  

Om die reden kan Instituut Nova geen absolute resultaatgarantie geven.

Onze specialisten begeleiden klanten steeds met professioneel advies, behandelplannen en thuisverzorging om het best mogelijke resultaat te behalen.

8. Gezondheidsinformatie

Voor bepaalde behandelingen is het belangrijk dat de klant correcte en volledige informatie geeft over zijn of haar gezondheid.

De klant is verantwoordelijk om vooraf melding te maken van:

• allergieën
  
  

• medicatiegebruik
  
  

• zwangerschap
  
  

• medische aandoeningen
  
  

• huidproblemen
  
  

• recente behandelingen of ingrepen
  
  

Wanneer deze informatie niet correct wordt doorgegeven kan Instituut Nova niet verantwoordelijk gesteld worden voor eventuele ongewenste reacties.

Bij twijfel kan een behandeling geweigerd of uitgesteld worden in het belang van de gezondheid van de klant.

9. Producten

Producten die aangekocht worden bij Instituut Nova worden zorgvuldig geselecteerd op basis van kwaliteit en huidverbetering.

Om hygiënische redenen kunnen producten enkel geruild worden indien:

• het product ongeopend is
  
  

• het product zich in originele verpakking bevindt
  
  

• de aankoop minder dan (7 dagen) geleden is
  
  

Geopende producten kunnen niet worden teruggenomen.

Bij huidreacties vragen wij om steeds contact op te nemen zodat wij samen een oplossing kunnen zoeken.

10. Foto’s en opvolging

Bij bepaalde behandelingen kunnen foto’s genomen worden voor:

• opvolging van huidverbetering
  
  

• medische of cosmetische dossiers
  
  

• evaluatie van behandelingsresultaten
  
  

Deze foto’s worden uitsluitend gebruikt voor interne opvolging tenzij de klant expliciet toestemming geeft voor gebruik op:

• social media
  
  

• website
  
  

• educatieve doeleinden
  
  

Deze toestemming kan op elk moment ingetrokken worden.

11. Aansprakelijkheid

Instituut Nova kan niet aansprakelijk gesteld worden voor:

• allergische reacties wanneer medische informatie niet werd gemeld
  
  

• schade door het niet volgen van nazorgadvies
  
  

• verlies of schade aan persoonlijke eigendommen
  
  

Elke behandeling gebeurt met de grootste zorg, professionaliteit en respect voor de gezondheid van de klant.

12. Intellectuele eigendom

Alle concepten, behandelingsmethodes, protocollen, teksten, foto’s en materialen ontwikkeld door Instituut Nova blijven eigendom van Instituut Nova.

Het kopiëren, verspreiden of commercieel gebruiken hiervan zonder schriftelijke toestemming is niet toegestaan.

13. Toepasselijk recht

Op alle diensten en overeenkomsten van Instituut Nova is het Belgisch recht van toepassing.

Geschillen vallen onder de bevoegdheid van de rechtbank van: Turnhout

AANVULLENDE VOORWAARDEN – INSTITUUT NOVA

Deze aanvullende voorwaarden zijn van toepassing op specifieke behandelingen en trajecten bij Instituut Nova, waaronder laserontharing, huidtrajecten, abonnementsformules en behandelingsprogramma’s.

Door het starten van een traject of behandeling verklaart de klant zich akkoord met onderstaande voorwaarden.

1. VOORWAARDEN LASERONTHARING

Laserontharing is een medische-esthetische behandeling die gericht is op permanente haarreductie.

De behandeling werkt op basis van pigment in de haarwortel en kan enkel effectief zijn wanneer de haren zich in de actieve groeifase (anagene fase) bevinden.

Om deze reden zijn meerdere sessies noodzakelijk.

Aantal behandelingen

Het gemiddelde aantal behandelingen bedraagt:

(8 tot 10 sessies)

Voor bepaalde zones of hormonale gebieden kan dit oplopen tot:

(10 tot 14 sessies)

Dit is afhankelijk van onder andere:

• hormonen
  
  

• haardikte
  
  

• haarkleur
  
  

• huidtype
  
  

• genetische factoren
  
  

Instituut Nova kan daarom geen volledige of onmiddellijke ontharing garanderen, maar streeft naar een permanente reductie van haargroei.

Behandelintervallen

Om een optimaal resultaat te behalen is het belangrijk dat behandelingen worden uitgevoerd volgens het aanbevolen schema.

Gemiddelde intervallen:

Gezicht: 4 weken
Lichaam: 5 tot 6 weken

Wanneer behandelingen te laat worden uitgevoerd kan dit het resultaat beïnvloeden.

Instituut Nova kan niet verantwoordelijk worden gesteld voor verminderde resultaten wanneer het behandelplan niet correct wordt gevolgd.

 

---

 

Voorbereiding van de behandeling

Voor een veilige en effectieve laserbehandeling moet de klant volgende richtlijnen respecteren:

• Geen epilatie, harsen of sugaring gedurende (6 weken) voorafgaand aan de behandeling.
  
  

• Scheren van de zone is toegestaan en vaak aanbevolen.
  
  

• Geen blootstelling aan zon of zonnebank gedurende (1 week vóór en 1 week na) de behandeling.
  
  

• Geen zelfbruiner gebruiken op de behandelingszone.
  
  

Wanneer deze richtlijnen niet worden gevolgd kan de behandeling uitgesteld worden.

 

---

 

Nazorg

Na de behandeling kunnen volgende reacties voorkomen:

• lichte roodheid
  
  

• warmtegevoel
  
  

• lichte zwelling rond haarzakjes
  
  

Dit is een normale reactie en verdwijnt meestal binnen enkele uren tot dagen.

De klant dient de nazorginstructies van Instituut Nova zorgvuldig te volgen.

Onderhoudsbehandelingen

Na het afronden van een volledig traject kan het voorkomen dat bepaalde haren na verloop van tijd opnieuw actief worden door:

• hormonale veranderingen
  
  

• zwangerschap
  
  

• medicatie
  
  

• leeftijdsgebonden factoren
  
  

Daarom kan een onderhoudsbehandeling aanbevolen worden na enkele jaren.

Deze onderhoudsbehandeling wordt meestal uitgevoerd aan (50 % van de oorspronkelijke prijs).

2. ABONNEMENTEN / MEMBERSHIPS

Instituut Nova kan werken met abonnementsformules of memberships voor bepaalde behandelingen of trajecten.

Deze formules zijn bedoeld om klanten te begeleiden naar structurele huidverbetering en onderhoud.

Looptijd

Abonnementen hebben een minimale looptijd van:

(3 maanden / 1jaar)

Tijdens deze periode engageert de klant zich om het traject te volgen volgens de afgesproken voorwaarden.

 

---

 

Betaling

Abonnementen kunnen betaald worden via:

• eenmalige betaling
  
  

• maandelijkse domiciliëring
  
  

• gespreide betaling
  
  

Bij vroegtijdige stopzetting kan het resterende bedrag alsnog verschuldigd zijn volgens de contractvoorwaarden.

Afspraakregeling

Behandelingen binnen een abonnement dienen tijdig ingepland te worden.

Indien afspraken niet worden ingepland binnen de voorziene periode kunnen deze vervallen.

Annulatievoorwaarden blijven ook van toepassing op behandelingen binnen abonnementen.

3. HUIDTRAJECTEN EN BEHANDELPROGRAMMA'S

Bij bepaalde huidproblemen zoals:

• acne
  
  

• pigmentatie
  
  

• huidveroudering
  
  

• littekens
  
  

• huidstructuurproblemen
  
  

kan Instituut Nova een persoonlijk behandeltraject voorstellen.

Deze trajecten bestaan uit:

• meerdere behandelingen
  
  

• professionele producten
  
  

• thuisverzorging
  
  

• opvolgingsconsultaties
  
  

 

---

 

Verantwoordelijkheid van de klant

Het resultaat van een huidtraject hangt sterk af van:

• het volgen van thuisadvies
  
  

• het gebruik van aanbevolen producten
  
  

• het respecteren van behandelintervallen
  
  

• levensstijl en voeding
  
  

Wanneer deze adviezen niet worden opgevolgd kan het resultaat beïnvloed worden.

Instituut Nova kan in dat geval geen garantie geven op het verwachte resultaat.

4. RESULTATEN EN OPVOLGING

Instituut Nova werkt met professionele behandelmethodes en producten die gericht zijn op huidverbetering.

Resultaten kunnen echter verschillen per persoon.

Factoren die een invloed hebben op resultaten zijn onder andere:

• genetische aanleg
  
  

• hormonale schommelingen
  
  

• stress
  
  

• voeding
  
  

• medicatie
  
  

• levensstijl
  
  

• blootstelling aan zon
  
  

Instituut Nova engageert zich om elke klant professioneel te begeleiden, maar kan geen absolute garantie geven op een specifiek resultaat.

5. MEDISCHE CONTRA-INDICATIES

Voor bepaalde behandelingen kunnen medische contra-indicaties bestaan.

Daarom is het belangrijk dat klanten vooraf correcte informatie geven over hun gezondheidstoestand.

Voorbeelden van contra-indicaties kunnen zijn:

• zwangerschap
  
  

• bepaalde medicatie (zoals isotretinoïne)
  
  

• huidinfecties
  
  

• actieve huidziekten
  
  

• recente operaties
  
  

• bepaalde medische aandoeningen
  
  

Wanneer een behandeling medisch niet verantwoord is, behoudt Instituut Nova het recht om deze behandeling te weigeren of uit te stellen.

Dit gebeurt steeds in het belang van de gezondheid van de klant.

6. NO-SHOW POLICY (STERKERE VERSIE)

Bij Instituut Nova werken we met een zorgvuldig geplande agenda zodat elke klant voldoende tijd en aandacht krijgt.

Wanneer een afspraak op het laatste moment wordt geannuleerd of niet wordt nagekomen, gaat er waardevolle behandeltijd verloren die niet meer kan worden ingevuld.

Daarom hanteren wij een duidelijke no-show policy.

Bij:

Annulatie minder dan (24 uur) vooraf → (50 %) van de behandeling wordt aangerekend.

No-show zonder verwittiging → (100%) van de behandeling wordt aangerekend.

Deze regeling helpt ons om:

• wachttijden voor andere klanten te beperken
  
  

• kwaliteit en rust in het instituut te bewaren
  
  

• een eerlijke planning te garanderen
  
  

7. PROFESSIONELE BEHANDELINGSBESLISSING

Instituut Nova behoudt zich het recht voor om een behandeling:

• te weigeren
  
  

• uit te stellen
  
  

• aan te passen
  
  

indien dit nodig is voor:

• de veiligheid van de klant
  
  

• medische redenen
  
  

• contra-indicaties
  
  

• onvoldoende voorbereiding van de huid
  
  

De gezondheid van de klant staat steeds centraal.